時間管理技巧
📍 有效行動力

還在為”沒時間”煩惱嗎?輕鬆提升效率的5步驟時間管理技巧

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  • 你總是覺得時間不知不覺地就浪費掉了嗎?
  • 感覺自己忙了許多事情,到頭來卻不知道自己忙了什麼?
  • 每個人同樣都是24小時,為什麼別人總能有效率地完成許多事呢?

我們不再是學生,沒有課表、老師規定你什麼時間該做什麼,你也已經是自己的主人,必須自律的掌握自己的時間及工作進度。 

但是別擔心!你只是需要一些方式與技巧來幫助自己,這篇我會跟你直接地分享五個簡單步驟,你沒看錯,只要五個就能輕鬆提升效率的時間管理技巧!

 

時間規劃三原則

時間規劃三原則

1.自律

「自律,才能換來最大的自由」 
沒有自律,就沒有自由,套用在任何事情上都是,而它所帶來的不適感,都是你改變並跳脫舒適圈的開始。兩分鐘的小影片讓你了解自律的重要性。

2.不拖延

拖延症是大家都會有的症狀,但當你越能控制它,你離自己的目標也就更進一步,
做事缺乏專注力、容易分心,都是工作效率的殺手,也是拖延症的主因
想要知道如何提升專注力,可以看這篇文章:如何提升專注力?學會這10招,讓你跟分心說掰掰

3.不過度

「休息,是為了走更長遠的路」 
不要太高估自己的能力,適當的安排一些彈性時間,以應付突如其來變化外,也是為了提高自己目標的完成度。每一次的檢查都是要找到屬於自己適量的節奏。

 


時間管理技巧五步驟

Step.1 收集

不管任何事,只要你想的到的而且 還沒執行或還沒完成的事物,都可以丟進你的收集裡,例如:老闆交代的事、跟別人的約會、整理房間、看書、遊玩、既定行程,只要你想的到的,都可以放進收集裡!

現在的手機非常方便,只要遇到該做的事就記錄在手機備忘錄裡,像我就會記載Line上,創建自己的群組,因為常開,所以方便提醒自己。

 

Step.2 整理分類

時間管理技巧-整理分類

把你所收集的所有事物開始進行5大分類,分類項目分別為

  • 特定日程

例如:某某生日、紀念日、考試日期、會議報告、報名截止日期

  • 3分鐘內能處理掉的事物

例如:餐廳訂位、寄送email、預約牙醫、繳交水電費 

  • 單步驟事項可一個人完成的

例如:看書、買衛生紙、筆記整理、時間規劃

  • 多步驟事項太麻煩可分成單步驟事項處理

例如:寫文章、大掃除、做專題、規劃出去玩、活動規劃

  • 未來計畫事項確定性較高的事物,通常是年計畫或月計畫

例如:12月要去沖繩玩、今年報駕訓班、課程講座報名

 

Step.3 規劃

這邊我提供兩個小技巧來幫助你更有效率地完成任務規劃

清單四象限

清單四象限

藉由這四象限能快速地幫你把一個大分類的優先順序釐清,雖然剛開始會卡卡的,
尤其是”重要緊急“以及重要不緊急“,我會建議把這兩個按照時間性來規劃,比較容易排序。

3分鐘內能處理掉單步驟事項多步驟事項 都可以寫在便條紙上或在記事本規劃三個區域來做紀錄,優先順序當然用清單四象限來排序~

未來事項 通常伴隨著年計畫或月計畫,可以寫在年度目標欄或月目標欄裡。

設定期限

通常自己 想做的事都會因為沒有期限的關係而越拖越晚,反而讓目標越來越來越遠,所以我都會將想做的事設定一個期

為了叮嚀自己,給自己些許壓力,這個設定真的很必要,我試過沒設期限與設期限的差別,工作效率真的差很多。

當然,有個伴互相叮嚀,除了有良性競爭的感覺外,也可以讓彼此越來越好喔!

 

Step.4 回顧檢討

我們通常都太高估自己,就跟男人對自己床上技術信心滿滿一樣,尤其是在最一開始規劃時,總覺得自己沒問題的能完成很多很多事,

但往往10件事內連一半都做不到,反而讓自己對時間規劃越來越沒信心造成反效果。如果你要確實讓你的時間達到最大效益化,檢討、調整必不可少。

我會 針對年、月、周來檢討,像我會設定月底必檢討一次,周的部分我會設定在禮拜五的下午5點鐘,還會特別設一個鬧鐘來提醒自己。

每一次的檢討調整除了讓我對自己更了解外,成就感也越來越大,看著自己完成了許多目標,心裡會有種充實感,讓我有動力繼續做下去。

 

Step.5 執行

最後就是執行啦,其實在這階段中只要做的只有:

  1. 你所規劃的事物
  2. 重複以上4步驟,整理下一步你要執行的事物

這裡提供一個好方法讓你在執行時不容易倦怠。

設定獎勵

為什麼我們這樣生活,那樣工作》一書提到,設定獎勵能讓自己構成一種新習慣,所以需要一點獎勵來誘惑促使自己完成,就好比健身是為了可以猖狂的吃宵夜一樣。

我會搭配番茄工作法的時間鐘,在休息時給自己一根菸或給自己玩一場遊戲的時間,因為我非常喜歡玩遊戲,所以這對我來說是很大的吸引力。

當我在工作時,一聽到鐘響會讓我非常的爽,休息結束後反而更有動力繼續工作,讓我續航力更持久。

 


範例分享

step 1

我會把所有要做的事情記在手機備忘錄裡。

收集
收集事項

step 2

再來將所有要做的事情進行整理分類,特定日程可以先標上日期好執行下一步。

整理分類
五個分類

step 3

將五個分類分成兩部分分別黏貼,一部分是行事曆首頁,另一部份則黏在當月。

未來計畫特定日程目錄

 

可把以下分類的細項利用清單四象限再做一次輕重緩急的順序,並標上數字,甚至可以設地日期來督促自己。

排成順序
按照圖上數字順序執行

step 4

設定自己方便的時間點來提醒自己,檢討排程是否有完整執行,並一步一步修正改進。

設定鬧鐘

結語

我的行動效率有很大的轉變就是靠「時間規畫」上的努力而獲得,良好的時間管理技巧為我的生活紮穩了腳步

當你懂得開始分類事項輕重緩急,仔細排程讓時間動起來,你才是真正的掌握自己,並且可以為自己創造出更多的時間

千萬別再說自己時間不夠用啦!我個人觀察身邊常抱怨時間不夠的人,他們其實時間更多,才有時間來抱怨呀!夠珍惜時間,更能妥善安排時間的運用!

希望我的分享能夠幫助到需要的你,做時間的主人吧!

 


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在〈還在為”沒時間”煩惱嗎?輕鬆提升效率的5步驟時間管理技巧〉中有 18 則留言

    1. 每個人都有屬於自己的時間規劃管理技巧 只要你能妥善掌握自己步調 都是好方法!
      (哈哈哈 謝謝耶!!)

  1. 隨著事情越來越多,時間管理真的變得好重要!!
    我個人會把當日待辦事項都寫在GOOGLE日曆,所以每天工作第一件事就是先看今日有哪些任務
    可以比較有效率的達成

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